Як підвищити ефективність команди, дивлячись на 1 графік

Дізнайтеся, які проблеми є у вашій команді, і зробіть роботу ефективніше з допомогою Накопичувальної діаграми потоку

Візуалізація робочих завдань в Kaiten – перший крок до ефективної роботи в команді. Однак потрібно постійно вдосконалювати ваші робочі процеси. Для цього необхідно відстежувати:

• як швидко виконується кожна завдання;
• з якими проблемами стикаються члени команди;
• встигають співробітники виконувати заплановану роботу.

Почати аналізувати всі процеси в команді можна з накопичувальної діаграми потоку.

Що таке накопичувальна діаграма потоку

Накопичувальна діаграма потоку, або Cumulative Flow Diagram (CFD) – це графік, де відображено процес виконання завдань. На діаграмі показано розподіл завдань за етапами процесу.

На вертикальній осі розташовано кількість завдань, а по горизонтальній осі – час. Для зручності графік складається з кольорових смуг, кожна з яких вказує, скільки завдань знаходиться на кожному етапі процесу в конкретний момент часу. «Накопичувальної» діаграма називається, тому що значення накопичуються з плином часу.

У кожної команди свої етапи виконання робіт, але можна виділити 3 основні групи:

• треба зробити,
• у роботі,
• виконані.

Коли ваша команда починає виконувати нове завдання, крива «В роботі» розширюється. Крива «Виконані» збільшується після того, як завдання вважається зробленою.

Коли робота виконується в термін та замовники задоволені результатом, весь графік виглядає плавним. Картки одна за однією проходить весь шлях на дошці до колонки «Готово». Якщо є проблема, на деяких етапах можуть бути різкі скачки. Ці скачки видно миттєво, а значить, ви можете встигнути зреагувати і налагодити роботу.

Як читати CFD

Якщо ви хочете глибоко зануритися в тему вивчення CFD, в нашому блозі є , де ми розібрали 13 проблем, які можна побачити на графіку. Однак, якщо ви тільки починаєте свій канбан-шлях, рекомендуємо звернути увагу на 3 показника:

1. Область незавершеної роботи;
2. Середня пропускна здатність;
3. Середній час циклу.

Розберемо кожний показник по порядку.

1. Область незавершеної роботи

В область незавершеної роботи входять завдання, які вже взяті в роботу, але ще не виконані. Наприклад, на графіку нижче в область незавершеної роботи входить сіра (розробка) і зелена (тестування) смуга.

При грамотно налаштованої комунікації область з незавершеними завданнями не буде сильно збільшуватися або навіть може зменшитися. Така поведінка графіка говорить про те, що ви задовольняєте попит і стабільно ставите свої продукти замовнику.

Якщо область незавершеної роботи зростає, значить, у команді є проблема.

Наприклад, коли в IT-команді один з її працівників вузьке горлечко. Один тестувальник просто не встигає перевіряти програми від безлічі розробників. В цьому випадку потрібно задуматися про ще одного співробітника.

При вивченні графіка CFD важливо дивитися не тільки на перепади графіку, але і враховувати зміни в умовах роботи:

• звільнення співробітників;
• хвороби та відпустки членів команди;
• поява нових співробітників.

Подібні ситуації обов’язково відіб’ються на робочому процесі. Але незручності можуть бути тимчасовими. В цьому випадку міняти процес комунікації в команді не потрібно. Досить просто почекати, коли робота повернеться в колишнє русло.

Щоб члени команди не переробляли і не збирали незавершені завдання, можна встановити обмеження на кількість карток в роботі (). Так, ваші співробітники не будуть брати нові завдання, поки не дороблять розпочаті.

2. Середня пропускна здатність

Щоб команда встигала виконувати всю заплановану роботу, потрібно знати, скільки завдань вона в середньому може зробити за певний період. На графіку CFD це теж видно.

Виберіть необхідний проміжок часу на діаграмі і подивіться, скільки завдань за цей час потрапило в колонку «Готово». Потім перевірте кількість роботи, виконане за аналогічні проміжки, і розрахуйте середній показник. Так, ви зможете спрогнозувати, за який час ваша команда може виконати проект.

Розглянемо на прикладі конкретного графіка. Уявімо, що проект замовника складається з 15 приблизно однакових завдань. Нам потрібно спрогнозувати, за який час команда встигне виконати проект. Подивимося, скільки завдань було виконано за період з 16 по 29 березня (14 днів). На графіку область з готовими завданнями відзначена рожевим кольором. Ставимо 2 точки: навпаки 16 і 29 березня. Дивимося, скільки завдань було виконано у кожен з цих днів. Віднімаємо кількість карток, зроблених 29 березня від кількості карток, виконаних 16 березня. У нас виходить 18 – 8 = 10 завдань. Стільки завдань співробітники встигли виконати за 14 днів. Отже, для виконання 15 завдань при тих же умовах знадобиться 2,5 тижні.

Зверніть увагу! Щоб точно розрахувати пропускну здатність команди, потрібно проаналізувати кілька тимчасових проміжків і обчислити середню кількість виконаних завдань.

У Kaiten є окремий графік для вивчення пропускної здатності. Як їм користуватися, ви можете дізнатися .

3. Середній час циклу

Час циклу (Lead Time) – час, за яке робоче завдання проходить життєвий цикл: від початку роботи до її поставки.

При використанні канбан-методу мета команди – скоротити час циклу без шкоди для якості продукції. Чим швидше розробляється продукт, тим досить клієнт.

На накопичувальної діаграмі потоку ви можете побачити тільки приблизний середній час циклу. Для більш точних даних потрібно аналізувати кілька проміжків часу і виявляти середнє значення.

Щоб виміряти середній час циклу:

1. На кривій першого етапу роботи над завданням візьміть будь-яку точку.
2. Проведіть горизонтальну лінію, поки вона не перетнеться з графою «Готово».
3. Тепер ви можете побачити, скільки днів задача була в роботі.

Якщо область «Готово» плоска, значить, завдання не виконуються, то є команда не справляється з роботою.

У Kaiten є для відстеження часу циклу. Він дасть вам більш докладну інформацію про виконання кожного завдання.

Постійно вдосконалюйте ваші робочі процеси

Завдання методу Kanban – оптимізувати час виконання проекту і не дати незавершеним завданням застрягти. Щоб досягти ідеального результату, потрібно постійно вдосконалювати робочий процес.

Впроваджуючи неусвідомлені нововведення, ви ризикуєте, навпаки, ускладнити життя співробітникам. Тому при зміні робочих процесів обов’язково спирайтеся на статистичні дані в Kaiten.